kendio - 2008-9-1 14:01:00
花80%时间思考，用20%的时间一次做对(经理人月刊)
少行动，多思考，因为20%的关键大事必须一次做对，否则漫长的追踪和修正，可能会花掉80%的时间。好好利用最有生产力的20%时间，投资在你所重视的80%价值，看似短暂的20%，其实是用之不竭的。★受访者小档案陈俊宏出生：1973年学历：美国密苏里大学统计研究所现职：汇丰银行营销处副总裁加入汇丰前，陈俊宏曾在宝侨家品（Proctor & Gamble）担任SK-II品牌副理，后转任莱雅（L'Oreal）担任卡尼尔（Garnier）肌肤保养系列产品经理，零售营销经验丰富。时间回到7年前的某个晚上11点，新店某栋办公大楼里，只剩17楼的灯还亮着。27岁的化妆品牌SK-II品牌副理陈俊宏正搔着头，想把企画案修改得更好。他已经工作了13个小时，布满血丝的双眼盯着计算机，却一个字都写不出来。「从做营销的第一天起，我就觉得时间不够用！」陈俊宏解释着，营销人要做的事多又杂，小从商品货架陈列，大到确认消费需求，都是工作范围。久而久之，他就习惯了「做不完定律」，过着每天加班的生活。那天晚上，坐在一旁等结果的主管实在看不下去，就走过去拍拍陈俊宏的肩膀：「有些事，如果第一次就做对，就能省下很多重做的时间。」这一席话，让陈俊宏第一次意识到用80/20法则管理时间的重要。不能一次做对，就得花80%的时间修正7年后，陈俊宏从零售业转到金融业，担任汇丰银行营销处副总裁，负责贵宾理财的营销企画。当主管后，他发觉80%的小事都有犯错或重做的空间，不会花太多时间，对成败也没有决定性的影响；但是20%的关键大事，就必须一次做对，否则日后漫长的追踪和修正，可能就会花掉80%的时间。以营销领域来讲，第一次就要做好的，是「创意发想」相关的事。如果能清楚地对广告商描绘你的核心概念，对方就会少花很多尝试错误的时间。万一你连自己要什 都讲不清楚，「广告商就会想：『好吧，那我回去试试看。』而试试看的结果就是，接下来你每天都要想，『下次该叫广告公司怎 改？』」陈俊宏从过往经验中，体会到第一次就把事情做对的重要。碰到关键大事时，陈俊宏会利用零碎的时间，提早开始思考，把想法写下来。随着截止日期逼近，想法会愈来愈完整、清晰。长期的事前规画，是因为陈俊宏坚持把时间花在对的事情上，他不希望被广告商当场问倒，也不希望事后又要补资料，更不希望做第二次报告，「因为那20%的源头最重要！」就拿他刚与广告公司沟通完的年度营销计划为例，陈俊宏说他3个礼拜前就开始准备简报，但所谓的「准备」，指的不是搜集资料或写报告，而是「思考」。「思考如果我是广告公司，我期待从客户那儿得到什 信息？」陈俊宏认为，这可能包括了今年市场的变化、明年的营销方向等。想出架构之后，陈俊宏还会不断反问自己：「这样够了吗？」等到大致都想清楚了，才会请同事提供数据。他笑说，当过员工的人，最讨厌的就是那种「不知道自己要什 ，却每天要员工提供新数据」的老板。只有当自己清楚知道哪些该要，哪些该舍，才不会被过多的数据模糊焦点。一旦开始行动，就忘了继续思考把多数时间花在思考，是用80/20法则管理时间的重要概念。「少行动，因为我们一行动就不思考，」《80/20法则》一书指出，时间根本不会不够用，问题出在人们只善用了其中20%；而就是因为时间太多，才会不断地藉由「重做事情」来浪费它。其实，为了赶上事情的最后期限，人们通常只有在最后20%的执行时间里才具生产力。2006年，汇丰银行的贵宾理财部门，首度尝试大型的营销活动。陈俊宏依旧遵循80/20法则，把大多数时间花在思考「贵宾理财客户最需要什 ？」为此，他做了许多焦点团体、问卷调查，甚至跟忠实客户讨论，最后决定把「信任感」做为营销活动的主轴。「广告主角是谁？赠品送什 ？拍摄场景在哪？贵宾理财中心怎 布置？这些细节都只是锦上添花。关键讯息对了，就对了！」陈俊宏解释。然而，「思考顾客需要什 」这类策略规画型的事，听起来远不如「如何把贵宾理财中心布置得富丽堂皇」等执行面的事，来得刺激有趣。陈俊宏笑说，开会时最常发生的状况是，原本是严肃地讨论策略规画，但只要一有人提到，「我看到某某银行，布置得如何又如何…」大家就会纷纷岔开原本的讨论，加入新话题。这时候，陈俊宏会先让大家天马行空地抒发意见，接着再说「我们可以另外开会讨论」或「如果有兴趣，会后再来讨论」，提醒大家回归正题，否则80%的时间，就会浪费在无关紧要的话题上。陈俊宏坦言，像装潢分行这类的事，做起来立竿见影，成就感十足，的确很吸引人。然而，新手主管最忌讳的就是跟属下抢事情做，却不思考长远规画。为了不让自己分心去做有趣但不重要的小事，陈俊宏会把每周最该做的6～8件事，写在利贴上，贴在计算机屏幕旁，随时提醒自己。他每周也会跟下属讨论工作重点和报告方向，确定之后再继续往下做，避免让下属走冤枉路。用20%时间，创造80%快乐用80/20法则管理时间，不仅能让工作更有效率，也可以让生活更幸福，这是因为生活中80%的快乐，只需要我们20%的时间。在那段经常加班到11点的时间里，陈俊宏回到家时，妻子早已熟睡。「反正她也累了，我最好不要吵她，」刚开始，陈俊宏这样安慰自己，但渐渐地，他发现与妻子的对话愈来愈少，愈来愈不投机。他恍然大悟，唯有减少工作时间，才能挽回家庭生活。于是，陈俊宏重新调整工作步调。女儿会说话之后，他每天都和女儿约好，第二天要陪她说个故事或看场电影。父女间的小小约定，成为他每天有效完成工作的动力。下班后的时间，留给女儿；女儿睡觉后的时间，则留给妻子。每天工作11小时后，再用4小时维系家人感情，工作与生活平衡，让陈俊宏觉得幸福又满足。生命中，你重视的价值是什 ？工作成就，还是家庭幸福？好好利用最有生产力的20%时间，投资在你所重视的那80%价值，你会发现，看似短暂的20%时间，其实是用之不竭的。别让低价值的事物分散了注意力！
chj883 - 2008-9-5 11:57:00
关键是要有去做